Art. 1

Uw reservatie is pas definitief van zodra het Havencentrum uw bevestiging heeft ontvangen.

Art. 2

Art. 3

Uw havenbezoek annuleren, uitstellen of het deelnemersaantal wijzigen is mogelijk volgens volgende voorwaarden:

Eéndagsexcursies of workshops

• Tot 15 werkdagen voor het geplande bezoek:
  • U kan zonder bijkomende kosten annuleren, uitstellen of het deelnemersaantal wijzigen.

• 5 tot 14 werkdagen voor het geplande bezoek:
  • Bij annulatie zal 50% van de totaalprijs gefactureerd worden.
  • Bij uitstel gecommuniceerd binnen deze periode zal 10% van de totaalprijs aanvullend gefactureerd worden, ter compensatie van administratieve kosten voor het verplaatsen van het bezoek.
  • Bij verminderen van het deelnemersaantal met meer dan 15% zal voor deze deelnemers 50% van de prijs aangerekend worden.

• Minder dan 5 werkdagen voor het geplande bezoek:
  • Bij annulatie zal 100% van de totaalprijs gefactureerd worden.
  • Bij uitstel gecommuniceerd binnen deze periode zal 15% van de totaalprijs aanvullend gefactureerd worden, ter compensatie van administratieve kosten voor het verplaatsen van het bezoek.
  • Bij verminderen van het deelnemersaantal met meer dan 15% zal voor deze deelnemers 100% van de prijs aangerekend worden.

• Tot 2 werkdagen voor het geplande bezoek:
  • Bij annulatie zal 100% van de totaalprijs gefactureerd worden.
  • Uitstel gecommuniceerd binnen deze periode zal 25% van de totaalprijs aanvullend gefactureerd worden, ter compensatie van administratieve kosten voor het verplaatsen van het bezoek.
  • Indien door onvoorziene omstandigheden enkele leerlingen de geplande uitstap niet kunnen bijwonen, kan u zonder bijkomende kosten het deelnemersaantal verminderen met maximaal 15%. Indien meer dan 15% van de groep niet aanwezig kan zijn, zal er alsnog voor 85% van het oorspronkelijke aantal leerlingen worden gefactureerd.

Meerdaagse Havenlandklassen 

• Tot 2 maanden voor het geplande bezoek:
  • U kan zonder bijkomende kosten het deelnemersaantal wijzigen.
  • Bij annulatie wordt een werkingskost van 20% van de totaalprijs in rekening gebracht.
  • Bij uitstel gecommuniceerd binnen deze periode zal 10% van de totaalprijs aanvullend gefactureerd worden, ter compensatie van administratieve kosten voor het verplaatsen van het bezoek.

• Minder dan 2 maanden voor het geplande bezoek:
  • Bij annulatie of vermindering van het deelnemersaantal zal 100% van de prijs aangerekend worden.
  • Uitstel gecommuniceerd binnen deze periode is niet mogelijk, behalve door overmacht (zie artikel 9).

Annulatie, uitstel of wijziging van het deelnemersaantal door het Havencentrum

Het Havencentrum behoudt ten allen tijden het recht om op eigen initiatief excursies volledig of gedeeltelijk kosteloos uit te stellen, te wijzigen (inhoudelijk en op vlak van de mogelijke capaciteit) of te annuleren door onvoorziene omstandigheden, zoals overmacht (*), problemen bij een partnerorganisatie (bv. een bedrijf waarbij u op bedrijfsbezoek zou gaan), technische of beschikbaarheidsproblemen met het schip (rondvaart), onoverkomelijke mobiliteitsproblemen of plotse arbeidsongeschiktheid van onze gids(en). Daarbij kan het Havencentrum niet aansprakelijk worden gehouden voor gemaakte kosten voor deze excursie, zoals compensatie voor het busvervoer.

(*) Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil en controle die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder worden onder meer verstaan: stakingen, brand, epidemie of pandemie, bedrijfsstoringen, energiestoringen, storingen in een (telecommunicatie)netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen en/of het op enig moment niet beschikbaar zijn van de website, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden...

Art. 5

Het toevoegen van extra deelnemers is voor alle excursies of workshops steeds onder voorbehoud van de beschikbare capaciteit.

Art. 6

Art. 7

De betaling van uw havenuitstap loopt als volgt:

Eéndagsexcursies of workshops

Na de excursie wordt de factuur opgestuurd via e-mail. Het gefactureerde bedrag is berekend op basis van de afspraken in artikel 2, 3, 4, 5 en 6 van dit document. Tenzij er op de dag van de excursie zelf wordt vastgesteld dat er meer deelnemers aanwezig zijn dan initieel doorgegeven: enkel in dit geval wordt de factuur aangepast aan dit werkelijk aantal aanwezigen. 

De betaling voor eendaagse programma’s gebeurt maximaal 30 dagen na het plaatsvinden van de excursie, doorgaans via overschrijving. Groepen die hun excursie starten, eindigen of onderbreken voor een lunchpauze in het Havencentrum, hebben ook de mogelijkheid om ter plaatse met Bancontact te betalen. Wij aanvaarden geen cash betalingen.

Meerdaagse Havenlandklassen

Havenlandklassen worden aangevraagd via het inschrijvingsformulier. Na inschrijving wordt u gecontacteerd om een datum vast te leggen. Van zodra deze datum is vastgelegd, wordt u gevraagd om binnen de 14 dagen het voorschot (20% van totaalprijs) te betalen. Pas nadat wij deze betaling hebben ontvangen en u ons een betalingsbewijs hebt doorgestuurd, is uw bezoek gegarandeerd. Vanaf dan wordt het programma verder gespecifieerd. 

De betaling van de overige 80% en eventuele meerkosten (zie artikel 30) gebeurt via overschrijving, maximaal 30 dagen na de excursie. Het gefactureerde bedrag is berekend op basis van de afspraken in artikel 2, 3, 4, 5, 6 en 29 van dit document tenzij er de dag van de excursie zelf wordt vastgesteld dat er meer deelnemers zijn dan doorgegeven. Enkel in dit geval wordt de factuur aangepast aan dit nieuwe aantal.

Art. 8

Vóór uw havenbezoek hebben wij een namenlijst nodig van alle deelnemers. Deze namenlijst dient u uiterlijk 10 werkdagen voor het bezoek per mail aan ons door te sturen. Gelieve de volledige lijst in één document aan te leveren. Voor bustours wordt gevraagd om ook een afgedrukt exemplaar van de namenlijst in tweevoud mee te brengen naar de excursie.

Deze namenlijst bevat:

• naam en voornaam van elke bezoeker
• voor sommige bedrijfsbezoeken is het identiteitskaartnummer of de geboortedatum van elke deelnemer vereist, op vraag van het bedrijf in kwestie. Indien nodig zal u hierover voorafgaand per e-mail op de hoogte worden gebracht.

Deze namenlijst wordt voor de volgende doeleinden gebruikt:

• bij de havenrondvaart is het wettelijk verplicht om een passagierslijst in bezit te hebben bij een controle door de scheepvaartpolitie.
• voor het bezoek aan een aantal terminals is het een contractuele verplichting voor het Havencentrum om een namenlijst te kunnen voorleggen.
• in geval van calamiteiten of ongevallen tijdens de excursies en bezoeken.

Het opvragen en verwerken van de persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy. De namenlijst wordt voor geen enkel ander doel (her)gebruikt. Ten laatste ieder jaar vernietigen wij alle namenlijsten die wij in ons bezit hebben. Alle informatie over hoe wij met persoonsgegevens omspringen, vindt u in onze privacyverklaring.

Overmachtsituaties (o.a. COVID-19)

Annuleren van een gereserveerde excursie door overmacht:

Na de termijn in artikel 3 kosteloos annuleren, uit te stellen of het deelnemersaantal te wijzigen is enkel mogelijk wanneer u bewijs kan leveren dat de wijziging een gevolg is van overmacht (*). 

(*) Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil en controle die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder worden onder meer verstaan: stakingen, brand, epidemie of pandemie, bedrijfsstoringen, energiestoringen, storingen in een (telecommunicatie)netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen en/of het op enig moment niet beschikbaar zijn van de website, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden...

Impact COVID-19:

• Bijkomende afspraken: Om samen bij te dragen tot een maximale beperking van de verdere verspreiding van het coronavirus gelden er tijdens de activiteit bijkomende maatregelen. Die worden gebundeld in een gedetailleerd draaiboek en overzichtelijke infofiche, die u vóór de uitstap kunt downloaden op onze coronapagina. Elke excursie van het Havencentrum die onder code geel plaatsvindt, moet aan al die afspraken voldoen. Neem dit draaiboek vóór de excursie grondig door en communiceer de nodige maatregelen helder naar de begeleiders, deelnemers en eventuele andere betrokken partijen. Let op: het draaiboek kan op elk moment worden aangepast in functie van de geldende voorschriften. Download en lees dit dus zeker nog eens vlak vóór uw excursie.
• Gewijzigde groepsgrootte: De maximale groepsgrootte per gids wordt voor de veiligheid verlaagd naar 25 personen, exclusief de gids. Voor excursies die standaard een lagere groepsgrootte hebben dan 25 deelnemers, behouden we dat lagere maximumaantal (bv. het maximumaantal van 24 deelnemers per LEGO® Haven Studio-workshop blijft gelden). Zorg er dus zeker voor dat er per groep van 25 deelnemers (of minder bij die excursies met een standaard lagere groepsgrootte) minstens 1 begeleider aanwezig is, zodat elke groep is voorzien van begeleiding. Verdere afspraken over het aantal begeleiders vindt u in artikel 6 en 15.

Automatisch akkoord met maatregelen, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid
Elke excursie van het Havencentrum die onder code geel plaatsvindt, moet aan alle afspraken in het draaiboek voldoen. Als u op excursie komt, verklaart u zich dus automatisch akkoord met alle afspraken, rechten en plichten in dit document. 

Gevolgen van het niet naleven van maatregelen
Als een of meerdere afspraken tijdens de excursie niet worden nageleefd door een van uw deelnemers en de veiligheid van onze gids niet kan worden gewaarborgd, behoudt het Havencentrum het recht om de excursie vroegtijdig af te breken, zonder hiervoor enige geldelijke compensatie te voorzien. De excursie wordt dus wel gefactureerd.

Annuleren van een gereserveerde excursie door COVID-19
Indien het Havencentrum beslist om uw excursie te annuleren, zal een van onze onthaalmedewerkers u contacteren om die kosteloos te annuleren of te verplaatsen.

Kan uw excursie wel plaatsvinden, maar wenst u die toch te annuleren, uit te stellen of het deelnemersaantal te wijzigen? In artikel 3 vindt u terug op welke termijn dat kan zonder kosten. Na deze termijn kosteloos annuleren is enkel mogelijk wanneer er bewijs kan worden geleverd dat de annulatie een gevolg is van overmacht door COVID-19. Concreet betekent dit dat wanneer bindende voorschriften vanuit de (lokale, provinciale, gewestelijke of federale) overheid verhinderen dat de excursie plaatsvindt, de excursie volledig en kosteloos geannuleerd (en terugbetaald) of uitgesteld wordt. Maatregelen die uw organisatie zichzelf oplegt en dus niet verplicht of sterk aangeraden zijn door de overheid, zijn geen geldige reden voor een laattijdige annulatie of wijziging en geven bijgevolg geen recht op terugbetaling, vrijstelling van factuur of uitstel van de excursie naar een later moment. Aangezien er gedurende het hele schooljaar 2020-2021 zeker sprake zal zijn van corona-impact, kan annuleren, het deelnemersaantal wijzigen en uitstellen sowieso kosteloos t.e.m. juni 2021. 

Hiermee volgt het Havencentrum als autonoom provinciebedrijf de richtlijnen van de Provincie Antwerpen.

Art. 30

Op sommige lunchlocaties is de aankoop van een drankje verplicht. ’s Avonds kunnen vrijblijvend drankjes aangekocht worden. Deze meerkost zal (tenzij anders vermeld) aangerekend worden op de factuur. 

Art. 31

De leerkrachten staan zelf in voor het nauwkeurig opvolgen van het programma en de verplaatsingen.    

Art. 32

De leerkrachten zijn zelf verantwoordelijk voor een grondige voorbereiding van de activiteiten die zij zelf moeten begeleiden. De specifieke afspraken per activiteit staan in de infofiches van het draaiboek. Leerkrachten worden verwacht deze door te nemen en na te leven. 

Art. 33 

Alle activiteiten zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid.  

Art. 34

Artikel 22, 23, 24, 25 en 26 uit ‘afspraken voor bustours’ zijn ook van toepassing op Havenlandklassen.

Art. 35

Art. 36

Art. 37

Art. 38

Art. 40

Op de virtuele haventours zijn enkel de artikels van toepassing die geen betrekking hebben op een fysieke aanwezigheid in de haven. De volgende artikels gelden wel:

• Artikels 1, 3, 4 (wat betreft annulatie en uitstel), 5, 7, 9, 14, 15

Bijgevolg gelden onderstaande artikels niet:

• Artikels 2, 6, 8, 10-13, 16-39

Wijziging in het deelnemersaantal:

Voor deze workshop wordt steeds dezelfde standaardprijs aangerekend, onafhankelijk van het concrete aantal deelnemers, op voorwaarde dat die de maximumcapaciteit niet overschrijdt:

• Zolang het totaal aantal deelnemers, inclusief de gids en de technisch ondersteunend medewerker van het Havencentrum, beperkt blijft tot 100 deelnemers of minder, hoeft u wijzigingen in het deelnemersaantal dus niet te communiceren naar het Havencentrum.
• Indien er wel meer dan 100 personen aanwezig zullen zijn tijdens de videocall, moet u dit wel melden, omdat dat aantal de technische capaciteiten overstijgt. In dat geval denken onze medewerkers graag mee over een geschikte oplossing. Het Havencentrum behoudt het recht om in voorkomend geval extra deelnemers te weigeren indien de maximumcapaciteit voor de excursie zou worden overschreden.